Hinweisgeberschutzsystem – Beschwerdestelle COT
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, interner Regeln, der Prinzipen unserer Verhaltensgrundsätze, also des eigenen Unternehmenskodex und aber auch des COT- Lieferantenkodex hat bei COT Computer OEM Trading (nachfolgend COT genannt) oberste Priorität.
Der Erfolg unseres Unternehmens basiert auf Integrität und Compliance. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, ist es wichtig, von möglichem Fehlverhalten unserer eigenen Beschäftigten oder denen unserer Zulieferer zu erfahren und dieses zu unterbinden. Deshalb betreibt die COT-Meldestelle ein unabhängiges, unparteiisches und vertrauliches Hinweisgebersystem (https://cot.integrityline.com).
Das Hinweisgebersystem ist DSGVO-konform und erfüllt regulatorische Anforderungen zum Hinweisgeberschutz auf Grundlage des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes sowie der aktuellen EU-Whistleblower-Richtlinie. Darüber hinaus kommen wir damit auch dem Beschwerdeverfahren im Rahmen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes nach, obwohl wir nicht in den direkten Anwendungsbereich dieses Gesetzes fallen.
Eine wichtige Säule unseres Hinweisgebersystems ist der Grundsatz des fairen Verfahrens. Es garantiert den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeber*innen, Betroffene und Beschäftigte, die an der Aufklärung des gemeldeten Fehlverhaltens mitwirken. Dazu gehört auch, dass wir auch Möglichkeiten zur anonymen Meldung und Kommunikation anbieten. Wir versichern keine Maßnahmen zu ergreifen, um anonyme Hinweisgeber*innen zu identifizieren, die unser Hinweisgebersystem nicht missbrauchen. Benachteiligungen von Hinweisgeber*innen und allen Personen, die zu Untersuchungen bei COT beitragen, werden nicht toleriert. Für Betroffene gilt die Unschuldsvermutung, bis der Verstoß nachgewiesen ist. Die Untersuchungen werden mit äußerster Vertraulichkeit durchgeführt. Die Informationen werden in einem fairen, schnellen und geschützten Verfahren verarbeitet.
Qualifizierte und erfahrene Mitarbeiter*innen der COT Meldestelle prüfen alle Meldungen auf potentielle Regelverstöße durch Beschäftigte der COT gründlich und gehen ihnen systematisch nach. Zunächst erhalten Sie eine Eingangsbestätigung. Anschließend bewertet das Personal der COT Meldestelle Ihren Hinweis. Nur wenn sich daraus ein Anfangsverdacht auf einen potentiellen Regelverstoß ergibt, wird eine geeignete Untersuchungseinheit mit der Untersuchung des Falls beauftragt. Anschließend bewertet die COT Meldestelle die Untersuchungsergebnisse und spricht im Fall eines festgestellten Fehlverhaltens eine geeignete Sanktionierungsempfehlung aus. Informationen über den Bearbeitungsstatus* Ihres Hinweises sowie über das Ergebnis einer möglichen Untersuchung werden Ihnen unverzüglich mitgeteilt.
Potentielle Verstöße gegen den Code of Conduct für Geschäftspartner, einschließlich schwerwiegender Risiken und Menschenrechts- und Umweltverletzungen durch direkte und indirekte Lieferanten, können ebenfalls an die COT Meldestelle gemeldet werden. Das gilt ebenso für sonstige Meldungen, die sofortige Maßnahmen durch das Unternehmen erfordern. Die COT Meldestelle informiert die zuständigen Stellen, die den Sachverhalt entsprechend bearbeiten. Dazu gehören insbesondere erforderliche Maßnahmen zur Minimierung oder Beendigung von Verstößen und/oder Risiken.
Eine Meldung an unser Hinweisgebersystem abgeben
Das Hinweisgebersystem bietet verschiedene Kanäle, um potenzielles Fehlverhalten von Beschäftigten oder Verstöße gegen den Code of Conduct für Geschäftspartner in unserer Lieferkette zu melden, die eine schnelle Überprüfung und – falls notwendig – Reaktion unseres Unternehmens erfordern.
Online-Meldekanal
Sie haben die Möglichkeit, über eine internetbasierte Kommunikationsplattform EQS Integrity Line https://cot.integrityline.com in unterschiedlichen Sprachen mit der COT-Melde- bzw. Beschwerdestelle in Kontakt zu treten. Das System ist vertraulich und geschützt.
Sie erreichen die COT- Meldestelle per E-Mail über die folgende Adresse:
compliance@cot.de
Post und persönlich
Postanschrift:
Compliance Abteilung
Güterstraße 5
64807 Dieburg
Deutschland
Persönlich: Bitte vereinbaren Sie einen Termin vorab über:
Telefonisch
Telefonisch über: +49 – 6071-927-0
Dokumente zum Download:
Hinweise zum Datenschutz im Hinweisgebersystem der Computer OEM Trading GmbH
Ziel- und Anwendungsbereich Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)