Datenschutzhinweise der COT Computer OEM Trading GmbH

Gültig ab 25.05.2018 – Version 1.1 - COT nimmt Ihre Privatspähre ernst

Die nachfolgenden Datenschutzhinweise geben einen Überblick über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

COT Computer OEM Trading GmbH (nachfolgend COT genannt) nimmt Ihre Privatsphäre sehr ernst und verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den jeweils anwendbaren gesetzlichen Datenschutzanforderungen u.a. aus dem BDSG und der DS-GVO.
Personenbezogene Daten im Sinne dieser Information sind sämtliche Informationen, die einen Bezug zu einer Person aufweisen oder aufweisen können.
Mit den nachfolgenden Datenschutzhinweisen informiert Sie COT über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Außerdem gibt COT Ihnen einen Überblick über Ihre Datenschutzrechte. 
Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach der Art der geschäftlichen Beziehung, die COT mit Ihnen eingegangen ist.

1. Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter

Verantwortliche Stelle ist:
COT Computer OEM Trading GmbH
Geschäftsführung: Lutz-Peter Schäfer, Steffen Schäfer, Dagmar Schocker
Güterstrasse 5
64807 Dieburg
Telefon: 06071-927-0
E-Mail: info@remove.this.cot.de


Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:
Datenschutzbeauftragter
COT Computer OEM Trading GmbH
Güterstrasse 5
64807 Dieburg
Telefon: 06071-927-176
E-Mail-Adresse: datenschutz@remove.this.cot.de

2. Quelle der personenbezogenen Daten

COT verarbeitet personenbezogene Daten, die COT im Zuge der Geschäftsbeziehung von Ihnen als Interessent oder Geschäftspartner und Ihren Ansprechpartnern/Mitarbeitern erhält. Des Weiteren verarbeitet COT – sollte dies für die Erbringung unserer Dienstleistungen und/oder vertraglichen Verpflichtungen erforderlich sein – personenbezogene Daten, die aus öffentlich zugänglichen Quellen gewonnen werden.

3. Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden

COT verarbeitet folgende Kategorien von personenbezogenen Daten:
Stammdaten (Name, Adresse) und andere Kontaktdaten (u.a. Telefon/E-Mail), Unternehmen, Fachabteilung, Position sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten.

4. Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

COT verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten unter Einhaltung der jeweils anwendbaren gesetzlichen
Datenschutzanforderungen. Dabei ist die Verarbeitung rechtmäßig, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist:
a. Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO)
Die Rechtmäßigkeit für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist bei Einwilligung zur Verarbeitung für festgelegte Zwecke gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, COT gegenüber erteilt worden sind.
b. Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO). Um den vertraglichen Pflichten, die sich aus den Geschäftsbeziehungen (u.a. Handel, Produktion) ergeben und Dienstleistungen für Geschäftspartner nachzukommen oder auch zur Durchführung (vor)vertraglicher Maßnahmen, die auch auf Anfragen erfolgen, verarbeitet COT Daten. Die Zwecke der Datenverarbeitung können sich aus vertraglich geregelten Zwecken zur Durchführung der Geschäftsbeziehungen ergeben.
c. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs.1 c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 e DSGVO) COT unterliegt unterschiedlichen gesetzlichen Anforderungen (z.B. handels- und steuerrechtlichen
Aufbewahrungsvorschriften nach Handelsgesetzbuch (§ 257) und Abgabenordnung (§147). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten, sowie die Risikobewertung und -steuerung im Unternehmen.
d. Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)
Soweit erforderlich verarbeitet COT Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von COT oder Dritten. Beispiele:
• Sicherstellung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs,
• Organisation des Betriebs und Sicherstellung der geschäftlichen Kommunikation

5. Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Innerhalb von COT sind die Stellen zugriffsberechtigt, die diese zur Erfüllung von vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. COT lässt außerdem einzelne der vorgenannten Prozesse und Serviceleistungen durch sorgfältig ausgewählte und datenschutzkonforme, beauftragte Dienstleister ausführen, die ihren Sitz innerhalb der EU haben. Dies sind Unternehmen in den Kategorien IT- oder Servicedienstleistungen, Beratung und Consulting sowie Vertrieb, Marketing, Abwicklung des Zahlungsverkehrs und Organisation.
Im Hinblick auf die Datenweitergabe an weitere Empfänger darf COT Informationen über Sie nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies erfordern, Sie eingewilligt haben oder COT zur Weitergabe befugt ist. Sind diese Voraussetzungen gegeben, können Empfänger personenbezogener Daten u.a. sein:
• Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanzbehörden, Strafverfolgungsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung.
• Andere Unternehmen (z. B. zur Organisation, Auftragserfüllung oder zur Risikosteuerung aufgrund gesetzlicher Verpflichtung).

6. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale
Organisation

Eine aktive Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation findet nicht statt.

7. Kriterien für die Festlegung der Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden

Die Kriterien zur Festlegung der Dauer der Speicherung bemessen sich nach Ende des Zwecks und einer
möglichen anschließenden gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.
Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete und ggf. eingeschränkte – Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:
• Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten Zu nennen sind das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO). Danach sind die Aufbewahrungs- bzw. Dokumentationsfristen auf bis zu 10 Jahre vorgegeben.
• Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften
Gemäß den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre, unter besonderen Umständen allerdings bis zu 30 Jahre.

8. Datenschutzrechte

Jede/r Betroffene hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO.
Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).
Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gegenüber COT widerrufen.
Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der Datenschutzgrundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, gegenüber COT erteilt worden sind.

9. Verpflichtung zur Bereitstellung und mögliche Folgen einer Nichtbereitstellung von Daten

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie die personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die
Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung COT gesetzlich verpflichtet ist. Ohne diese Daten wird COT in der Regel nicht in der Lage sein, einen Vertrag mit Ihnen zu schließen oder diesen auszuführen.

10. Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzt COT grundsätzlich keine automatische
Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollte COT in Zukunft diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, wird COT Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

11. Widerspruchsrecht

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO. Legen Sie Widerspruch ein, wird COT Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, COT kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von
Rechtsansprüchen.

Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung

In Einzelfällen verarbeitet COT Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so wird COT Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an:
Datenschutzbeauftragter
COT Computer OEM Trading GmbH
Güterstrasse 5
64807 Dieburg
E-Mail: datenschutz@remove.this.cot.de

 

Die aktuelle Version der Datenschutzhinweise können Sie auch gerne hier herunterladen.