Datenschutzinformation gemäß Art. 13 DSGVO – für Mitarbeiter

Diese Datenschutzinformation unterrichtet Sie über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten bei der COT Computer OEM Trading GmbH, seinen Filialen, Abteilungen und Gruppen. Zu Ihren Personaldaten gehören gem. Art. 4 Nr. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf Ihre Person beziehen oder beziehen lassen, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen oder zu einer Organisations- oder Personalnummer, mit der Ihre Person identifiziert werden kann.
Die Verantwortliche Stelle ist COT Computer OEM Trading GmbH, Güterstrasse 5, 64807 Dieburg, Geschäftsführer: Lutz-Peter Schäfer, Dagmar Schocker, Telefon: 06071-927-0, Web: www.cot.de, E-Mail: info@cot.de


Persönliche Informationen und personenbezogene Daten

Während Ihres Beschäftigungsverhältnisses oder in der Bewerbungsphase verarbeitet COT Computer OEM Trading GmbH Informationen (sowohl in Papierformat als auch in digitaler Form).
Zu diesen Daten können gehören:
• Stammdaten (Name, akademische Titel, Anschrift, Geburtsdatum und -ort, Geschlecht, Personalnummer)
• Familienstand, Kinder, Religionszugehörigkeit und Staatsangehörigkeit
• Vertragsdaten (Art der Anstellung, Beschäftigungsgrad, Beginn/Ende der Beschäftigung)
• Organisationsdaten (Stellenbezeichnung, Vorgesetzter, Standort, Managementebene)
• Lohn- und Lohnzahlungsdaten (Grundgehalt, variable Lohnanteile, Zuschläge, Steuerklasse, Lohnabrechnungsdaten, Bankverbindung, Angaben zur Sozialversicherung, Angaben zu Lohnpfändungen)
• Leistungs- und Qualifikationsdaten(Beurteilungen, Kompetenzbewertungen, Potenzialbeurteilungen, Zielvereinbarungen, Performancedaten, Lohnfindungsdaten, Angaben zur Arbeitsleistung)
• Geschäftskontakt- und Kommunikationsdaten
• Profildaten, Zertifizierungen, Angaben zur Schul- und Berufsausbildung, absolvierte Schulungen zur Fort- und Weiterbildung und zur Qualifikation, Unterweisungen, Sprachkenntnisse, sonstige Qualifikationen wie Erst-, Katastrophen-, Brandschutz- und Evakuierungshelfer, bei Firmenwagen: Führerscheindaten und KFZ-bezogene Daten z.B. Fahrtenbuch etc..
• Arbeitszeit, Fehlzeiten, Urlaub, Fehlzeitengründe, Reisen und Reisezeiten, Freistellungen (bezahlt, unbezahlt, Mutterschafts- und Elternzeit)
• Berechtigungen (Zutrittsrechte, Zugangsrechte zu IT-Systemen und Datenverarbeitungsverfahren, Protokolldaten über die Benutzung von Kommunikations- und Datenverarbeitungssystemen)
• Ergonomische Daten zur Arbeitsplatzausstattung und Arbeitsplatzgestaltung, ausgegebene Sachmittel und von Ihnen genutztes Firmeneigentum
• Bewerberdaten (Bewerbung, Lebenslauf, Zeugnisse, Nachweise über Schul- und Berufsausbildung, Diplome)
• Historiendaten
Ggf. können auch Informationen zum Gesundheits- und zum betrieblichen Eingliederungsmanagement, zur Schwerbehinderteneigenschaft und sonstige arbeitsplatzrelevante Gesundheitsdaten (z.B. Gesundheitstage) dazugehören, soweit diese im Beschäftigungsverhältnis anfallen können. Ferner werden Organisationsdaten und administrative Informationen zu Ihrer betrieblichen Stellung und zum Arbeitsplatz sowie Protokolldaten über den Betrieb und die Benutzung der Datenverarbeitungsanlagen und Datenverarbeitungsverfahren erhoben und verarbeitet.


Zwecke der Erhebung und Verarbeitung

COT Computer OEM Trading GmbH erhebt, verarbeitet und nutzt Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses und für im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit zulässige Geschäftszwecke, die in Zusammenhang mit Ihrer Rolle und Funktion in unserem Unternehmen stehen. Dazu gehören:
• Bearbeitung von Bewerbungen
• Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses
• Ausübung und Erfüllung der sich aus einem Gesetz, einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten
• Aufdeckung eventueller Straftaten von Beschäftigten im Beschäftigungsverhältnis
• Leistungsermittlung und Leistungsmanagement
• Entgeltermittlung und Gehaltsabrechnung
• Personalverwaltung, Personalplanung, Personalmanagement, Personalentwicklung und Schulung
• Einhaltung der rechtlichen Anforderungen, z. B. nach arbeitsrechtlichen, steuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Grundlagen
• Innerbetriebliche Verwaltungs- und Organisationszwecke
• Gewährleistung der Sicherheit und des Schutzes der Verarbeitungsverfahren und der Daten vor unbefugtem Zugriff, vor Verfälschung und unbefugter Nutzung
• Schutz der Einrichtungen, Anlagen und Vermögenswerte des Unternehmens vor Diebstählen und sonstigen Schäden
Eine Verarbeitung Ihrer Daten für andere als die genannten Zwecke erfolgt nur, soweit diese Verarbeitung mit den Zwecken des Beschäftigungsverhältnisses vereinbar ist. Wir werden Sie vor einer derartigen Weiterverarbeitung Ihrer Daten über diese Verarbeitung informieren und, soweit erforderlich, Ihre Einwilligung hierzu einholen.


Ihre Datenschutzrechte

Ihre Datenschutzrechte sind in Kapitel III (Art. 12 ff ) der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) geregelt. Nach diesen Vorschriften haben Sie ein Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten, über die Zwecke der Verarbeitung, über eventuelle Übermittlungen an andere Stellen und über die Dauer der Speicherung.
Zur Wahrnehmung Ihres Auskunftsrechts können Sie auch Auszüge oder Kopien erhalten. Sollten Daten unrichtig sein oder für die Zwecke, für die sie erhoben worden sind, nicht mehr erforderlich, können Sie die Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen. Soweit in den Verarbeitungsverfahren vorgesehen, können Sie Ihre Daten auch selbst einsehen und ggf. korrigieren. Sollten sich aus Ihrer besonderen persönlichen Situation Gründe gegen eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ergeben, können Sie, soweit die Verarbeitung auf ein berechtigtes Interesse gestützt ist, einer Verarbeitung widersprechen. Wir werden in einem solchen Fall Ihre Daten nur dann verarbeiten, wenn hierfür besondere zwingende Interessen oder rechtliche Verpflichtungen bestehen.
Weiterhin steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und ein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) zu.
Bei Fragen zu Ihren Rechten und zur Wahrnehmung Ihrer Rechte kontaktieren Sie bitte Ihre Personalabteilung oder den betrieblichen Datenschutzbeauftragten.


Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zecke des Beschäftigungsverhältnisses ist Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 des Datenschutz-Anpassungs- und -Umsetzungsgesetzes (DSAnpUG-EU).
Erhoben und verarbeitet werden hierfür Daten nur, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben oder nach dem Anstellungsvertrag erforderlich ist. Soweit eventuell weitere Daten nicht unmittelbar für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind, stützt sich die Verarbeitung auf ein berechtigtes Interesse des Unternehmens gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.    
Ein berechtigtes Interesse kann sich z. B. aus internen Organisations- und Verwaltungszwecken, zum Schutz der Einrichtungen, Anlagen und Vermögenswerte des Unternehmens sowie der Datenverarbeitungsanlagen und Daten ergeben. Eine Verarbeitung Ihrer Daten ist hier zulässig, wenn nicht der Schutz Ihrer Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten überwiegt.
Im Einzelfall können wir auch Ihre Einwilligung in die Verarbeitung oder Übermittlung Ihrer Daten einholen. Ihre Einwilligung ist in diesen Fällen freiwillig und kann von Ihnen, soweit nichts Abweichendes vereinbart ist, für die Zukunft jederzeit widerrufen werden. Aus einer Nichteinwilligung oder einem eventuellen späteren Widerruf einer Einwilligung entstehen Ihnen keinerlei Nachteile.

Übermittlung Ihrer persönlichen Informationen

Ihre persönlichen Daten werden an externe Stellen nur insoweit übermittelt oder offenbart, als dies durch eine Rechtsnorm vorgeschrieben oder zur Erfüllung des mit Ihnen abgeschlossenen Anstellungsvertrages erforderlich ist (z. B. an Steuer- und Sozialversicherungsbehörden, Banken, Wirtschaftsprüfer), oder aufseiten von COT Computer OEM Trading GmbH oder einer externen Stelle ein berechtigtes Interesse im o. g. Sinn besteht und die Übermittlung nach den datenschutzrechtlichen Vorschriften zulässig ist.
Ihre persönlichen Daten und Informationen können von COT Computer OEM Trading GmbH auch Bevollmächtigten und Auftragnehmern, die für uns eine Dienstleistung erbringen, einschließlich Versicherern und Beratern, für berechtigte Zwecke offengelegt werden, soweit hierzu im Einzelfall nach den datenschutzrechtlichen Vorschriften eine Erlaubnis besteht. Sollte dafür Ihre Einwilligung oder eine gesonderte Unterrichtung erforderlich sein, werden wir vorher Ihre Einwilligung einholen bzw. Sie rechtzeitig vorher darüber unterrichten. Ihre persönlichen Daten können zur Durchführung von Datenverarbeitungsaufgaben auch an Dienstleistungsunternehmen übertragen werden, z. B. zur Durchführung der automatisierten Personaldatenverarbeitung oder der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Wir werden dabei die datenschutzrechtlichen Vorschriften beachten.
Bestimmte Aufgaben der Personalverwaltung und des Personalmanagements werden zentral durchgeführt. Dazu gehören insbesondere z. B. zentrale Personalverwaltungsaufgaben, Personalplanung, Personalentwicklung, Schulung, zentrale Compliance-Maßnahmen, ein zentrales Personalberichtswesen…. Dazu besitzen besonders festgelegte Stellen beschränkte Zugriffsrechte auf Ihre Daten. Eine Datenübermittlung bzw. Offenbarung Ihrer Daten erfolgt nur in dem hierfür erforderlichen Umfang unter Beachtung der einschlägigen Datenschutzvorschriften.

Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten

Die zuständige und verantwortliche Stelle für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer persönlichen Daten ist, soweit keine abweichenden vertraglichen Vereinbarungen getroffen worden sind, die COT Computer OEM Trading GmbH, welche ihren Hauptsitz in der Bundesrepublik Deutschland, Güterstr.5, 64807 Dieburg hat.
Die Personaldaten werden in Personaldatenverarbeitungssystemen gespeichert und verarbeitet. Die technische Installation ist so gestaltet, dass nur ein eng gefasster Kreis von besonders befugten Personen zugriffsberechtigt ist und jeder sonstige Zugriff oder sonstige Kenntnisnahme der Daten nach dem Stand der Technik ausgeschlossen ist.
Beschwerden über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
Sollten Sie Bedenken oder eine Frage zu der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Informationen haben, können Sie sich an die Personalabteilung wenden. Sie können sich auch unter den nachstehenden Kontaktdaten an den betrieblichen Datenschutzbeauftragten oder an die zuständige Aufsichtsbehörde für den Datenschutz wenden.

Kontaktdaten DSB COT Computer OEM Trading GmbH:
Datenschutzbeauftragter, Güterstrasse 5, 64807 Dieburg, Tel. 06071-927-176,
E-Mail: datenschutz@cot.de


Adresse der Aufsichtsbehörde für den Datenschutz in Hessen:
Der Hessische Datenschutzbeauftragte, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden

Dauer der Speicherung

Ihre personenbezogenen Daten werden nur gespeichert, solange die Kenntnis der Daten für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses oder die Zwecke, für die sie erhoben worden sind, erforderlich ist oder gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsvorschriften bestehen.
Unterschiedliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus steuerrechtlichen, arbeitsrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften und reichen für steuerrechtlich relevante Unterlagen und Belege im Regelfall von 6 bis zu zehn Jahren. Nach Ihrem Ausscheiden aus unserem Unternehmen werden wir Ihre Personalakte und die dort gespeicherten personenbezogenen Daten nur über den gesetzlich geforderten/erforderlichen Zeitraum aufbewahren.