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Die Hochschule Fulda (HS Fulda) will künftig alle rund 38.000 Anlagegüter mit RFID-Labels mit einem zusätzlichen Barcodeaufdruck inventarisieren. Ziel der RFID-Einführung ist die Optimierung des gesetzlich vorgeschriebenen Inventurprozesses.
Wenn Technologie auf Praxis trifft: Roland Käppel, Senior Software Developer bei COT, und Daniel Schrimpf, Leiter Finanzmanagement an der Hochschule Fulda, berichten im Interview über die Einführung der RFID-Technologie zur digitalen Inventur und die Zusammenarbeit bei diesem zukunftsweisenden Projekt.
1. Herr Schrimpf, was waren die Gründe für die Digitalisierung des Inventars an der Hochschule Fulda?
Daniel Schrimpf: Bisher nutzen wir ein Barcode-System. Ende 2022 haben wir im Fachbereich Elektrotechnik ein RFID-Testszenario installiert. Im Test wurden etwas mehr als 200 Assets in nur wenigen Minuten inventarisiert und vollständig erfasst.
Der erfolgreiche Test hat die Entscheidung begünstigt, die Inventurprozesse mit RFID-Technologie zu optimieren. Das RFID-Projekt werden wir in Zusammenarbeit mit dem Lösungsanbieter COT und dem Hessischen Hochschulrechenzentrum (HeHRZ) durchführen.
2. Herr Schrimpf, welche Erwartungen haben Sie an die berührungslose Inventur?
Daniel Schrimpf: Der Hauptgrund, warum wir eine Inventurlösung mit RFID realisieren werden, liegt in der Beschleunigung der Inventurprozesse. Kurz gesagt: Die Inventarisierung soll zukünftig sehr schnell werden. Im direkten Vergleich zum bestehenden Barcodesystem erwarten wir auch effizientere Abläufe.
Außerdem werden die Raumbelegung und die Ressourcen der Raumverantwortlichen von der RFID-Inventur profitieren.
3. Bestehen noch weitere positive Erwartungen an die RFID-Technologie?
Daniel Schrimpf: Ja, auf jeden Fall. Die Hochschule Fulda verfügt über eine große Anzahl von Hörsälen und Laboren, die mit einer Vielzahl unterschiedlicher Assets ausgestattet sind. Dazu gehören beispielsweise Beamer, die von der Decke hängen, oder Schränke, die an den Wänden stehen.
Die Barcode-Etiketten sind nicht immer an zugänglichen Stellen angebracht und befinden sich nicht immer im Sichtfeld. Bei der berührungslosen Inventur müssen sich die Etiketten zukünftig nicht mehr im Sichtfeld befinden und können bis zu 6 Meter vom RFID-Lesegerät entfernt sein. Das bedeutet die Verbesserung des Arbeitsschutzes.
4. Wie viele Assets befinden sich in jedem Raum?
Daniel Schrimpf: Das hängt vom jeweiligen Raum ab. Wir haben Räume, in denen sich mehr als 200 Assets befinden. Das ist beispielsweise bei den Laboren der Fall. Zum 31. Dezember 2023 haben wir fast genau 38.000 Assets im Anlagevermögen der Hochschule Fulda.
5. Welche Anlagen werden inventarisiert?
Daniel Schrimpf: Wir inventarisieren alle Anlagen ab einem Wert von 800 EUR netto. Im Bereich der technischen Anlagen und Maschinen besitzt die Hochschule rund 24.000 Anlagegüter. Im Bereich der Betriebs- und Geschäftsausstattung haben wir 11.000 Güter im Inventar, zu denen zum Beispiel Bürostühle, Schreibtische, Schränke und Notebooks gehören.
Bei den rund 300.000 Medien der Hochschul- und Landesbibliothek wird bereits seit einigen Jahren eine permanente Inventur mittels RFID-Technologie durchgeführt. Die Erfahrungen sind positiv.
6. Wie erfolgt der Rollout der RFID-Lösung?
Daniel Schrimpf: Wir werden die RFID-Technologie schrittweise einführen. Neue Anlagegüter erhalten Etiketten mit Barcodes und integriertem RFID-Tag, während bestehende Güter weiterhin mit Barcodes erfasst werden.
In den nächsten fünf bis acht Jahren werden viele Anlagegüter abgeschrieben oder ausgesondert sein, so dass dann weit über die Hälfte aller Assets mit RFID ausgestattet sind.
7. Welche Herausforderungen sind bei der RFID-Lösung zu berücksichtigen?
Roland Käppel: Wenn Metall im Spiel ist, wird das RFID-Signal abgeschirmt. Daher drucken wir auch Barcodes auf die Labels, um bei Leseschwierigkeiten auf den Barcode ausweichen zu können. So bleibt die Inventur flexibel.
Damit beide Technologien bei der Inventur parallel zum Einsatz kommen, nutzen wir Scanner von Zebra Technologies, die Barcode und RFID lesen können. Dank größerem Display und intuitiver Handhabung können auch unerfahrene Mitarbeiter direkt mit den neuen Geräten arbeiten, ohne zusätzliche Schulung.
8. Wie und wo erfolgt die Aufbereitung der RFID-Tags?
Roland Käppel: Die Bedruckung der RFID-Tags erfolgt direkt an der Hochschule. Der Drucker wird ans SAP-System angebunden, sodass er sowohl Barcodes als auch RFID-Tags auf ein Label druckt.
9. Welche Tests müssen vor dem Projektstart noch durchgeführt werden?
Daniel Schrimpf: Wir müssen noch testen, welche RFID-Tags am besten geeignet sind, da Materialien wie Metall, Holz oder Kunststoff eine Rolle spielen. Außerdem geht es um die Integration mit SAP, damit die Druckdaten sowohl für Barcodes als auch für RFID korrekt verarbeitet werden. Die App ist bereits fertig und die Scanfunktion wurde erfolgreich getestet. Jetzt geht es nur noch darum, die passenden RFID-Tags auszuwählen und auf die Güter anzubringen.
10. Herr Käppel, bitte erzählen Sie uns mehr über die speziell entwickelte App für die RFID-Anwendung an der Hochschule Fulda. Wie funktioniert sie?
Roland Käppel: Die speziell entwickelte App für die RFID-Anwendung erfasst automatisch den Standort der gescannten Gegenstände. Wenn ein Objekt in einem anderen Raum als dem ursprünglich zugewiesenen gefunden wird, wird der neue Standort direkt gespeichert.
Bei der Inventur wählt man vorab einen Raum aus und scannt die Gegenstände. Sollte ein Objekt an einem falschen Ort sein, wird der Datensatz entsprechend aktualisiert, ohne dass man den neuen Standort manuell eingeben muss.
11. Könnten Sie mehr über die eingesetzte Software aus der IT-Perspektive erklären?
Roland Käppel: Die Software ist mit dem SAP-System verbunden, um Daten zu importieren und die Inventur zu starten. Der Nutzer wählt ein Gebäude und einen Raum aus, scannt das Inventar und kann direkt prüfen, ob alles in Ordnung ist. Notizen zu beschädigten oder falsch platzierten Gegenständen lassen sich leicht hinzufügen.
Nach Abschluss der Inventur werden die Daten zurück ins SAP-System übertragen, inklusive neuer Funde, die noch nicht im Bestand waren.